Você já se pegou perguntando como deixar uma reunião mais dinâmica? Como produzir ideias com seu time para resolver um certo problema, ou até como organizar seus pensamentos para tomar alguma decisão? Pois bem, você não está só. O processo de geração de ideias muitas vezes pode parecer algo confuso e sem uma fórmula mágica. Ou ao menos era assim que ele era tratado. Hoje existem milhares de ferramentas para fomentar a criatividade. Seja com seu time para buscar uma solução para aquele problema importante da empresa, ou para escolher como você vai colocar aquela ideia do seu novo negócio no papel, existem dinâmicas que nos ajudam a organizar ideias e tomar decisões.
As dinâmicas estão divididas em 4 grupos:
- Dinâmicas para Brainstorming
- Dinâmicas para reuniões
- Dinâmicas para estratégia
- Bonûs: Sites para fazer dinâmicas
Dinâmicas para Brainstorming
Para exemplificar nossos métodos escolhemos um problema muito comum de pequenos negócios: Reconhecimento de marca. Preparados? Então vamos lá!
5 Porquês
A dinâmica dos 5 porquês é simples, nela nós retomamos a nossa fase questionadora, porém dessa vez organizada em diagramas. Trata-se de uma técnica ideal para chegar a raiz de um problema. Esta forma é tão eficiente, que é usada por grandes empresas.
Quantidade de participantes necessários:
A partir de 1 pessoa.
Como jogar:
- Identifique o problema a ser analisado na primeira caixa;
- 1º Porquê: escreva na caixa abaixo “porque x problema acontece?”;
- Escreva na caixa ao lado a resposta;
- 2º Porquê: Questione a resposta;
- Repita os passos mais 3 vezes.
Brain Writing
Esta Dinâmica já traz o aperfeiçoamento colaborativo de ideias. Ideal para jogar com seu time quando vocês precisam trazer novas soluções para um problema, porém não tem certeza de qual. Esta dinâmica resolve um problema clássico do brainstorming: Ajudar introvertidos. Isso acontece porque todos são solicitados para dar suas ideias e desenvolver as dos participantes. Vamos ver como ela funciona?
Quantidade de participantes necessários:
A partir de 3 pessoas.
Como jogar:
- Cada participante escreve seu nome em um post it com uma cor que o identifique. Ex: Ramon - Post it amarelo claro; Julia - Post it amarelo escuro; Maryenne - Post it laranja
- Abaixo do seu nome, escreva sua ideia no post it da sua cor.
- Organize os post its abaixo seguindo uma linha diagonal como no exemplo abaixo
- Agora vem a parte legal: Onde estiver seu post it, você deverá melhorar a ideia logo acima. Como a ordem é diagonal, você vai colaborar com a melhoria de todas as ideias.
- Repita quantos passos quiser!
Mapa de empatia
O mapa de empatia é uma ferramenta muito poderosa. Nela, a ideia é visualizar as ferramentas que possibilitam articular aquilo que se sabe sobre tipos específicos de usuários. É uma das ferramentas do Design Thinking - uma espécie de método de estimulação -, seu principal benefício é ajudar a entender melhor os usuários que você nunca tenha interagido e auxiliar seus colegas de equipe e stakeholders - pessoas interessadas - a também terem a mesma visão.
Quantidade de participantes necessários:
O ideal é que a dinâmica seja realizada a partir de 3 pessoas.
Como jogar:
- Use um template não preenchido do mapa ou desenhe conforme o modelo fornecido;
- A ordem de preenchimento é de cima para baixo no sentido horário. Sendo assim, comece preenchendo da seguinte forma:
- Primeiro retângulo
- Dores
- Ganhos
- Ordem de preenchimento do primeiro retângulo:
- Como pensa e sente?
- O que vê?
- O que fala e faz?
- O que escuta?
- Escolha post its mais interessantes;
- Duplique estes post its
- Pegue os post its negativos e coloque-os em "dores"
- Pegue os post its positivos e coloque-os em "ganhos"
- Converse sobre cada post it na reunião com seus pares. É daí que surgem as melhores ideias.
Dinâmicas para reuniões
Retrospectiva
Já se encontrou em uma reunião para balancear os pontos positivos e negativos de alguma mudança implementada? Ou apenas entender se um projeto está rodando bem? Pois bem, a dinâmica de retrospectiva é para você.
Nesta dinâmica, trazemos os pontos de todos os stakeholders para o board, quebrando eles em grupos e direcionando para ações de fato. Sim, você vai sair dessa reunião já com ações concretas para realizar, anulando a tão falada “reunião para marcar reunião”.
Quantidade de participantes necessários:
O ideal é que a dinâmica seja realizada a partir de 2 pessoas.
- Seguir na ordem da esquerda para a direita de cima para baixo, ou seja nessa ordem:
- O que foi bom?
- O que foi ruim?
- Ideias
- Ações
- Separe alguns minutos para preencher cada quadro até o quadro ideias;
- Assim que todos completados, tome alguns minutos para definir quais post its de "ideias" podem ser aplicados em "ações";
- Discuta com seus pares quais ações serão feitas primeiro.
Bulls Eye
Bulls eye - traduzido como "alvo" - é um diagrama de alvo. Nele você consegue identificar as primeiras ações na mente de todos os participantes, e aplicá-las com base na prioridade de cada uma. Tudo ao mesmo tempo. Isso facilita o time sair com um plano de ação mais concreto. Além disso, também fomenta a discussão sobre quais as melhores ações e como aplicá-las.
Quantidade de participantes necessários:
O ideal é que a dinâmica seja realizada a partir de 3 pessoas.
Como jogar:
- Selecione um mediador;
- Crie três círculos - ou mais, caso necessário - e alinhe-os pelo centro, formando um alvo;
- Nomeie cada círculo de acordo com o que fizer mais sentido em termos de priorização, alguns exemplos são:
- Primário, secundário, terciário
- Urgente, médio prazo, longo prazo
- Maior impacto, médio impacto, baixo impacto
- Traga todos os envolvidos e peça para que coloquem ideias no alvo, nesse momento, é ideal ver onde cada um está colocando os post its;
- Como mediador, traga a discussão dos principais post its e organize-os com base no consenso de todos, assim, será possível ver que enquanto algumas ações são prioridade máxima para alguém, para outras pessoas não. Dessa forma, é necessário, discutir e chegar a um consenso, isso o ajudará na decisão de prioridades mais a frente no projeto/ ação.
Dinâmicas para estratégias
Roadmap de Produto
Esta dinâmica é mais complexa, porém é uma ferramenta de reincidência. O que isso significa? Você pode utilizá-la ao longo do seu ano, garantindo se o que está descrito está de fato sendo colocado em prática. O Roadmap de produto ajuda a comunicar a visão do progresso e o que há mais a frente no seu produto. É ideal para manejar projetos complexos, e uma das ferramentas favoritas dos gerentes de projetos.
Quantidade de participantes necessários:
A partir de 1 pessoa.
Como jogar:
- No eixo horizontal escolha a forma que prefere dividir o mapa, trimestres - mais comum -, semestres, meses, semanas etc;
- No eixo vertical, escolha o time e pessoas que irão participar desse desenvolvimento;
- Agora basta alocar as tarefas a serem realizadas por cada um, baseado no eixo horizontal - o tempo;
- Revise e apresente para todos os envolvidos quantas vezes forem necessárias até que todos estejam de acordo.
Sugestão: Imprima este mapa e coloque no seu departamento, assim, todos terão acesso e se sentirão engajados com processo.
Priorização 2x2
Já se questionou o que deveria ser feito primeiro? Ou ainda mais em momento de alinhamento de prioridades com seus parceiros/ líderes? Esta é uma das melhores dinâmicas para isso. A priorização 2x2 praticamente se divide em duas colunas e duas linhas, adequando o valor de uma tarefa. Mas atenção, para evitar problemas ao longo do projeto, é indicado que esta priorização seja realizada logo no começo do processo.
Quantidade de participantes necessários:
O ideal é que a dinâmica seja realizada a partir de 2 pessoas.
Como jogar:
- Com setas, quebre um quadro em 4 seções. Estas setas deverão indicar:
- Eixo horizontal da esquerda para a direita: baixo esforço à alto esforço
- Eixo vertical de cima para baixo: Alto valor à baixo valor
- Nos 4 quadrantes divididos, nomeie-os da seguinte forma:
- Faça agora
- Faça depois
- Faça quando tiver tempo
- Não faça
- Ao final da montagem do diagrama, convide os participantes para colocar os post its baseado no mapa;
- Como mediador, traga a discussão dos principais post its e organize-os com base no consenso de todos, assim será possível ver que enquanto algumas ações trazem alto valor para alguém, para outras pessoas não. Por isso, é necessário discutir e chegar a um consenso, com certeza ajudará na decisão de prioridades mais a frente no projeto/ ação.
Bônus: sites para fazer dinâmicas
Existem diversas opções para promover dinâmicas online, em tempo real e com diversos colaboradores. Ferramentas como essas tiveram um aumento significativo desde o começo da adoção em massa do home-office. É importante notar que para empresas de maior porte, podem haver alguns custos, porém a maioria oferece opções gratuitas também. Sem mais delongas, segue a lista:
- Miro (Todos os diagramas apresentados aqui foram feitos nesse site);
- Mural;
- Jamboard;
- Figjam (beta).