Como fazer um evento híbrido

Com a pandemia, se abriu um leque de novas oportunidades no mercado de eventos e muitas delas já vêm sendo exploradas por inúmeras empresas. Saiba mais sobre os eventos híbridos e como tirar o melhor proveito desse novo formato de evento:

• O que é o evento híbrido?
• Como garantir a imersão em um evento híbrido?
• Passo a passo de como fazer um evento híbrido

O que é o evento híbrido?

Com a retomada progressiva e o avanço gradual das vacinações em todo o Brasil, podemos ver que muitos setores já estão voltando às suas atividades normais, incluindo a produção de eventos culturais, sociais e corporativos. Porém, mais do que qualquer outra área, os eventos tiveram suas estruturas abaladas, afinal, o formato presencial era predominante antes das aglomerações serem proibidas. Isso obrigou organizadores a se reinventarem, surgindo assim os eventos online e os híbridos, esse último com menor incidência. Por enquanto.

Com a vacinação aplicada em boa parte da população, o modelo híbrido está começando a tomar lugar nos holofotes desse setor e vem se tornando cada vez mais uma opção viável e muito tentadora para quem produz e participa de eventos.

Mas o que é um evento híbrido de verdade?

A palavra híbrido nos remete a coisas com duas características distintas, sendo assim, esse tipo de evento é caracterizado por permitir que os participantes acompanhem o evento presencialmente ou apenas de modo online. Ou ainda uma junção dos dois, no caso de durações mais longas, com programação que se estende por mais de um dia.

É a ideia de juntar os dois formatos mais conhecidos em um só e proporcionar experiências incríveis para ambos os grupos. Isso acaba deixando a produção ainda mais desafiadora, mas o resultado é muito melhor e mais gratificante. Esse formato demanda tecnologias como uma plataforma de eventos online, já que o evento que está acontecendo no presencial precisa ser transmitido também para quem está em casa e não pôde ou não quis comparecer.

É importante ressaltar que as estratégias feitas no ambiente presencial não devem ser repetidas no ambiente virtual, pois não terão o mesmo impacto causado nos participantes. Não se trata de apenas transmitir no digital o que está acontecendo no espaço físico. Cada ambiente precisa de sua estratégia específica para causar diferentes sensações na sua audiência e atingir o máximo de satisfação e engajamento possíveis.

Vantagens dos eventos híbridos

E esse tipo de formato possui seus diferenciais que fazem dele algo tão singular e interessante. Seus benefícios também são algo a mais que devem ser levados em conta quando escolhido.

O primeiro deles é o alcance que se torna muito maior já que um evento para 500 pessoas agora pode ter sua participação dobrada ou até mesmo triplicada quando pensamos em um ambiente online. Além disso, pessoas do mundo inteiro podem participar, pois a facilidade de ter um evento que também acontece de forma online elimina as barreiras geográficas. O céu é o limite!

Esse formato também permite que se gere conteúdo por muito mais tempo, além do engajamento ser prolongado, pois, se o seu evento ocorre em uma plataforma online e fica disponibilizado para que outras pessoas possam assistir depois, elas podem engajar com o seu evento o tempo todo em que ele estiver em seu site.

Sendo assim, pode-se pensar que se ele passar um ano disponibilizado em uma plataforma, é possível trabalhar esse conteúdo por esse período e ainda alcançar os resultados esperados.

Como garantir a imersão em um evento híbrido?

Como dito anteriormente, existem alguns tipos de experiências que não podem ser traduzidas no ambiente virtual, mas vamos começar mostrando as que podem.

Time presencial

Para os participantes da versão presencial de um evento é possível distribuir material impresso, como flyers, panfletos com a programação, copos personalizados, adesivos e cartões de visita. Isso também permite que se trabalhe o branding da sua marca. Além disso, é possível decorar todo o espaço com banners e posters.

Time online

E para quem está no ambiente online, existe uma estratégia muito semelhante a essa. Já pensou que legal seria receber todo o material que seria distribuído no evento diretamente na sua casa? Essa ideia é muito interessante e aumenta a imersão do público que estará assistindo de casa.

Envie copos, crachás, panfletos com códigos QR para experiências online e muito mais. Você pode trabalhar algo físico mesmo a distância. A mágica do evento híbrido não precisa estar somente dentro da plataforma de eventos, use dos dados que foram recolhidos para proporcionar a melhor experiência possível. Você ainda pode trazer o networking para dentro do universo digital, essa é uma tendência muito popular hoje em dia e aumenta o nível de interatividade entre os participantes.

Separe salas de conversação, seja por vídeo ou por chat, para que os usuários possam conversar entre si e até mesmo com os palestrantes que também estiverem interagindo de forma online.

Como fazer um evento híbrido?

O planejamento de qualquer evento começa com um objetivo, um formato e a definição de espaços e plataformas a serem utilizados. Portanto, não teria outra forma de começar a produção do seu evento híbrido. Depois de definido o seu objetivo e a plataforma a ser utilizada, é importante saber que um planejamento é dividido em pré, montagem e pós-evento.

• No pré-evento devem ser definidas as informações básicas, como data, horário, palestrantes, o espaço em que o evento tomará lugar e muito mais. Entre o pré e a montagem é onde ocorre a divulgação do seu evento com base no plano de marketing.
• Na montagem é feito o recebimento dos materiais impressos, itens de patrocinadores e literalmente toda a montagem dos stands, além de fazer todos os  testes técnicos de som, luzes e equipamentos audiovisuais.
• Já no pós-evento também temos diversas estratégias a serem feitas. Para que você conheça todas elas use um checklist que te ajude a não esquecer nenhuma das tarefas de todas as etapas do planejamento.

Te desejamos um bom evento! :)

Conteúdo produzido por Evnts.