A rotina de uma agência pode ser bastante movimentada. Entre as tarefas mais importantes está o contato com o cliente: telefonemas para acompanhar uma campanha, respostas a e-mails para tirar dúvidas e reuniões para apresentar resultados, por exemplo. Estes são momentos que devem ser aproveitados para conquistar as empresas que contratam os seus serviços e para fortalecer o relacionamento entre agência e cliente. Para isso, é importante oferecer respostas rápidas, não deixar dúvidas pendentes e preparar reuniões completas, repletas de informações relevantes e de soluções eficientes. É sobre este último ponto que falamos a seguir: como preparar a reunião para garantir que o encontro com o cliente será o mais produtivo possível. Confira:

7 passos para preparar reuniões com clientes na agência

1. Defina o objetivo da reunião

É essencial que a reunião tenha um objetivo bem definido. Assim, você garante que ela tenha relevância e que, de fato, contribua para trazer mais resultados tanto para agência quanto para o contratante. Responda as perguntas: Porque é importante marcar este encontro com o cliente? O que precisa ser decidido e discutido? Como exemplos de objetivos, podemos citar: - Apresentar resultados de uma campanha e deixar o cliente informado - Discutir uma nova estratégia de marketing - Traçar diretrizes para redefinir a identidade visual da empresa - Apresentar uma proposta para um novo cliente De acordo com o objetivo, são pensados os argumentos e informações que devem ser apresentados durante o encontro.  

>> Veja como são as reuniões da equipe de Marketing da Printi

 

2. Defina um tempo limite

O próximo passo é definir quanto tempo você precisa para fazer a sua apresentação. Esta é uma informação importante para que possa ser delimitado o tempo de duração da reunião. Não se esqueça de calcular um tempo extra, para garantir que sobrarão minutos para discutir pontos estratégicos e para retirar as dúvidas do cliente.

3. Envie um convite ao cliente

Para que a reunião aconteça, é importante que o cliente compareça, certo? Então, entre em contato com o cliente o quanto antes para definir uma data e horário que seja conveniente para ambos. O local também deve ser definido nesta etapa: o encontro acontecerá na empresa do contratante? Na própria agência? Em ambiente virtual (por meio de uma videoconferência)? Depois de tudo acertado, envie um convite por e-mail para garantir que o compromisso estará marcado na agenda do cliente.

4. Estude o seu cliente

Se o cliente é novo, é preciso estudá-lo com profundidade: que posicionamento a marca ocupa no mercado? Quem são os seus clientes-alvo? Quais são as principais marcas concorrentes? Quanto mais informações você tem, mais preparado está para preparar um conteúdo convincente para a reunião. Também é essencial estudar o perfil de clientes antigos. Quais resultados a agência ajudou a empresa contratante a obter? Quais as principais mudanças que aconteceram no último ano? Quais estratégias apresentaram melhores resultados com o público-alvo da marca no último ano? Quais informações o cliente faz questão de receber na reunião? Quais as principais dúvidas apresentadas em reuniões passadas? Qual formato de apresentação ele prefere? Use estes dados para criar uma apresentação interessante e relevante para o seu cliente.

5. Monte o seu roteiro

Agora é hora de montar o roteiro da reunião: quais dados devem ser apresentados? Quais pontos devem ser discutidos? Quais decisões devem ser tomadas para que o objetivo do encontro seja concluído? Faça um roteiro e anote pontos importantes para não se esquecer de nenhum dado durante a apresentação. Sempre abra espaço para responder dúvidas no final do encontro ou em momentos estratégicos. Revise o seu roteiro e certifique-se de que o tempo é suficiente para concluir a apresentação.

6. Capriche na apresentação visual

Um ponto essencial para que os principais pontos da reunião fiquem claros para o cliente é dedicar tempo para fazer uma boa apresentação visual. Métricas que mostram os resultados de campanhas, por exemplo, podem ser melhor visualizadas quando apresentadas em gráficos. Imagens e infográficos também são fundamentais para que a reunião fique mais ilustrativa e interessante. Além disso, slides com frases estratégicas ajudam a garantir que o roteiro será seguido e que nada será esquecido.

7. Confirme a reunião com o cliente

Um dia antes, telefone ou envie um e-mail para confirmar a reunião. Assim, você evita perda de preciosos minutos da agência. A reunião também é um momento estratégico para reforçar a identidade visual da agência. Que tal distribuir brindes personalizados e usar materiais com a logo da empresa? A Printi é uma gráfica online com soluções ideais para isso, acesse o site e saiba mais!