Se você trabalha no ambiente empresarial, já deve ter ouvido ou lido por aí a brincadeira "mais uma reunião que poderia ter sido um e-mail". Sua graça está justamente no tempo gasto para reunir todos os envolvidos na mesma sala, a demora para alguém buscar um café, aí alguém se atrasa… E um texto endereçado a todos poderia poupar todo mundo. É claro que alguns encontros são importantes, mas outros podem mesmo ser convertidos em palavras na tela do computador, não é mesmo?
Agora que grande parte de quem trabalha em escritórios está em home office, engana-se quem acha que a perda de tempo tenha sido eliminada dos processos. Tão rápido quanto as reuniões se transformaram em calls, diversas delas passaram a ser marcadas indiscriminadamente. O atraso foi apenas trocado por falhas na internet e buscar o café na copa virou fazer sua própria bebida na cozinha.
Ou seja, precisamos urgentemente discutir o mais novo problema de produtividade: a call que poderia ser um e-mail (ou ser mais breve, pelo menos).
Para começar, é preciso pensar em situações que de fato exigiriam uma reunião. Apenas essas devem ser substituídas por calls. Dito isso, vamos às dicas para melhorar o desempenho das reuniões online?
Dicas para sua call mais produtiva
- Resolução de problemas da tecnologia
Essa dica veio da Microsoft e faz muito sentido. A premissa número 1, assim que a call for marcada, é garantir que você saiba como usar a ferramenta escolhida. Verifique o Wi-Fi e não deixe tudo para a última hora: assim você poderá se concentrar no conteúdo da conversa em vez de focar em chegar à reunião. - Faça uma pauta para a reunião
Toda reunião deve ter uma pauta. Para ser produtiva, assim como reuniões, calls devem ter um objetivo claro. Além disso, faça anotações e, após a reunião, compartilhe para que sejam seguidos os próximos passos. - Escolha bem o lugar onde fará sua call
Escolher bem o lugar onde vai fazer sua call faz muita diferença tanto para você quanto para quem participa da reunião com você. Vá para o lugar mais silencioso, que tenha a melhor conexão de internet e de preferência, avise as outras pessoas que estiverem em casa com você para que não interrompam. Isso evita distrações e até situações ~engraçadas~ constrangedoras, como já vimos na BBC, por exemplo, quando as filhas de um economista entraram na sala em que ele falava ao vivo. - Silencie o microfone quando não estiver falando
Pode parecer besteira, mas quando estamos em home office, nossa casa é nosso trabalho e isso faz com que ruídos de crianças, bichinhos, máquina de lavar e etc apareçam com frequência durante reuniões. Para evitar falta de concentração dos participantes e também constrangimentos. - Compartilhe sua tela sempre que fizer menção a um documento
Também dada pela Microsoft, essa dica vai evitar que as pessoas se percam durante a sua fala. Para facilitar a compreensão de dados e informações, divida a fonte com os participantes da sua call. O compartilhamento de tela elimina as pausas e os momentos de confusão. Não se esqueça: se você estiver compartilhando a tela, lembre-se de desativar todos os programas e notificações de e-mail, do telefone ou de mensagens para evitar que avisos indesejáveis surjam na tela.