Feiras e eventos: como organizar, participar e se destacar

Feiras e eventos corporativos são oportunidades estratégicas para empresas e profissionais expandirem suas redes de contatos, apresentarem novidades do mercado e conquistarem novos clientes. Esses encontros podem ser voltados para diferentes setores, como tecnologia, marketing, recursos humanos e indústria, e oferecem um espaço valioso para aprendizado, networking e fechamento de negócios.

Participar de uma feira ou evento – seja como expositor ou visitante – exige planejamento para garantir que a experiência traga os melhores resultados. Além disso, a organização de um evento corporativo de sucesso envolve diversos aspectos, desde a escolha do local e estrutura até a divulgação e pós-evento.

Neste guia completo, a Printi te ajuda a entender o que é uma feira, como estruturar e participar de eventos corporativos, estratégias para se destacar, brindes para distribuir e até um calendário com as principais feiras para diferentes áreas. Vamos nessa?

O que é uma feira?

Feiras e eventos corporativos são encontros estratégicos onde empresas, profissionais e clientes se reúnem para trocar conhecimento, lançar produtos, fazer networking e fortalecer marcas. Esses eventos podem ser de diversos tipos, como feiras de negócios, congressos, workshops, seminários e exposições.

Como organizar uma feira ou evento corporativo?

Organizar uma feira ou evento corporativo exige um planejamento estratégico detalhado para garantir que todos os objetivos sejam alcançados. Desde a definição do propósito do evento até a escolha do local e a logística envolvida, cada etapa influencia diretamente no sucesso da feira.

Abaixo, separamos os principais pontos a serem considerados para estruturar um evento bem-sucedido:

1. Definição dos objetivos do evento

Antes de qualquer outra etapa, é essencial estabelecer os objetivos da feira ou evento corporativo: qual é o propósito principal? O evento será voltado para a divulgação de produtos, fortalecimento da marca, networking, fechamento de negócios ou geração de leads?

Ao definir os objetivos, fica mais fácil planejar as demais ações e métricas de sucesso. Além disso, conhecer o público-alvo ajuda a direcionar melhor as estratégias e a escolher os formatos de interação, seja um evento mais institucional, uma feira comercial ou um congresso com palestras e workshops.

2. Escolha do público-alvo

E, já que mencionamos essa etapa importante: com os objetivos traçados, o próximo passo é definir o público-alvo. Quem são os participantes ideais para o evento? Empresas do setor, investidores, clientes finais, fornecedores, profissionais em busca de capacitação?

Entender o perfil do público é fundamental para personalizar a comunicação, definir os canais de divulgação e até planejar detalhes como brindes, material gráfico e programação de palestras ou workshops. Quanto mais alinhado o evento estiver ao interesse dos visitantes, maior será o impacto positivo da feira.

3. Escolha da data

A escolha da data da feira ou evento corporativo é um fator determinante para o sucesso da ação. É importante evitar feriados prolongados, períodos de férias ou datas próximas a outros eventos do mesmo segmento, que possam competir pela atenção do público.

Além disso, a antecedência na definição da data permite uma melhor organização logística, maior tempo para divulgação e captação de patrocinadores e parceiros. O ideal é que a data seja planejada com meses de antecedência, garantindo que expositores e visitantes possam se programar.

4. Determine o local e formato do evento

A escolha do local depende diretamente do tamanho e do propósito da feira. Eventos maiores podem precisar de centros de convenções ou pavilhões de exposições, enquanto feiras menores podem ser realizadas em hotéis ou espaços de coworking.

Além disso, é importante definir o formato: será um evento presencial, híbrido ou 100% online? Se for presencial, a infraestrutura do local deve comportar expositores, visitantes e áreas de circulação confortáveis; se for online, é essencial escolher uma plataforma interativa e garantir uma experiência fluida para os participantes.

5. Organize e viabilize a estrutura necessária

A estrutura física do evento é um dos pontos mais críticos para sua realização. Dependendo do porte da feira, pode ser necessário providenciar estandes para expositores, palco para palestrantes, equipamentos audiovisuais, iluminação adequada e espaços de apoio, como credenciamento e áreas de descanso.

A logística de montagem e desmontagem também deve ser bem planejada para garantir que tudo esteja pronto antes da abertura do evento e que a desmontagem aconteça de maneira organizada.

6. Espaço para intervalos

Uma feira ou evento corporativo pode durar um dia inteiro, ou até mais de uma semana; por isso, é essencial garantir que os participantes tenham áreas de descanso. Um espaço para intervalos bem estruturado contribui para a experiência do visitante, proporcionando conforto e facilitando interações mais descontraídas entre os participantes.

Esses espaços podem incluir lounges com sofás, mesas para conversas informais e até estações de café e água - que, além de ajudar no bem-estar dos visitantes, também são ótimos para networking.

7. Serviço de buffet

Para eventos de longa duração, oferecer um serviço de buffet ou food trucks no local pode ser um grande diferencial. Dependendo do tamanho da feira, pode ser interessante oferecer coffee breaks entre as palestras, um almoço para expositores e convidados VIPs, ou até mesmo parcerias com restaurantes próximos para descontos aos participantes.

A escolha do cardápio deve levar em conta a diversidade alimentar do público, incluindo opções vegetarianas, veganas e sem glúten, garantindo que todos possam aproveitar.

8. Sinalização e segurança

Garantir que os participantes encontrem facilmente os estandes, palcos, banheiros e outras áreas do evento é essencial! Uma boa sinalização, tanto física quanto digital, melhora a experiência do visitante e evita confusões; mapas do evento e totens informativos espalhados pelo local ajudam na orientação do público.

Além disso, a segurança deve ser uma prioridade: dependendo do porte da feira, pode ser necessário contratar uma equipe especializada para controle de acesso, monitoramento e suporte emergencial. A presença de brigadistas e postos médicos também pode ser essencial, especialmente em eventos de grande escala.

Estratégias de marketing para feiras e eventos

Para que uma feira ou evento corporativo alcance o público certo e gere bons resultados, é essencial investir em estratégias de marketing bem planejadas. Desde a fase de pré-evento até o pós-evento, a comunicação deve ser clara, estratégica e direcionada ao público-alvo.

O marketing para feiras e eventos deve englobar tanto a divulgação para atrair visitantes quanto ações para potencializar o engajamento durante o evento e fortalecer o relacionamento com os participantes após o seu término. São algumas das principais estratégias que podem ser implementadas e, quando bem executadas, trazem ótimos resultados.

Prepare seu site e inscrições

O site do evento é um dos principais pontos de contato com o público, servindo como uma vitrine para a feira: ele deve conter todas as informações essenciais, como data, local, programação, lista de expositores e opções de inscrição. Se houver palestras ou workshops pagos, o site também deve facilitar a compra dos ingressos.

Além disso, é interessante que a plataforma permita o cadastro antecipado dos visitantes, agilizando o credenciamento no dia do evento. Recursos como QR codes para check-in rápido e integração com redes sociais podem melhorar ainda mais a experiência do participante.

Se a estratégia for participar de uma feira como expositor, a marca deve preparar uma landing page ou uma seção no site para divulgar sua presença no evento, com detalhes sobre o que será apresentado e possíveis promoções exclusivas para visitantes.

Invista no marketing de conteúdo

Produzir conteúdo relevante sobre o evento ajuda a atrair e engajar o público antes, durante e depois da feira. Isso pode ser feito por meio de artigos no blog, vídeos, e-books e materiais informativos que reforcem a importância do evento e os diferenciais da feira.

Além disso, para expositores, criar conteúdos sobre os produtos ou serviços que serão apresentados no evento pode gerar mais interesse e aumentar a expectativa do público. Vídeos demonstrativos, depoimentos de clientes e guias explicativos são excelentes formatos para essa estratégia.

Divulgue nas redes sociais

As redes sociais são ferramentas essenciais para promover um evento e engajar o público. Criar um calendário de postagens estratégicas com chamadas para a feira, contagem regressiva, vídeos dos bastidores e anúncios sobre palestrantes ou expositores pode aumentar a visibilidade do evento.

O uso de hashtags oficiais também facilita o compartilhamento de conteúdos gerados pelos próprios participantes e amplia o alcance da feira. Além disso, realizar transmissões ao vivo, enquetes e interações nos stories ajuda a aumentar o engajamento antes e durante o evento. Outra ação interessante é investir em anúncios pagos segmentados para atrair o público-alvo, garantindo que a feira seja divulgada para as pessoas certas.

Faça networking!

Feiras e eventos são oportunidades ideais para expandir a rede de contatos, tanto para os organizadores quanto para os expositores e participantes. Criar espaços específicos para networking, como lounges interativos e salas de reuniões, pode incentivar novas conexões.

Para marcas e empresas que estão participando do evento, é essencial que a equipe esteja preparada para interagir com os visitantes, coletar contatos e apresentar os produtos ou serviços de forma estratégica. Trocar cartões de visita, usar QR codes para direcionar visitantes a materiais digitais e manter um follow-up pós-evento são práticas fundamentais para fortalecer o networking.

Distribua brindes

Os brindes são uma forma eficaz de fortalecer a identidade da marca e deixar uma lembrança tangível do evento para os participantes. Além de atrair visitantes para os estandes, brindes úteis e personalizados podem aumentar o reconhecimento da empresa e gerar engajamento nas redes sociais.

Quais brindes distribuir em um evento corporativo?

A escolha dos brindes deve levar em conta o perfil do público e a utilidade dos itens no dia a dia. São algumas boas ideias:

Cadernos e planners personalizados: úteis para anotações e organização, especialmente em eventos corporativos;
Canetas e lápis ecológicos: opções sustentáveis que reforçam o compromisso da marca com a responsabilidade ambiental;
Ecobags: além de serem úteis, ajudam na divulgação da marca mesmo após o evento;
Carregadores portáteis e suportes para celular: itens tecnológicos são sempre bem recebidos pelo público;
Squeezes e copos térmicos: incentivam a hidratação e podem ter um apelo sustentável;
Adesivos personalizados e pins: ótimos para eventos descontraídos e que têm um público jovem;
Brindes interativos (raspadinhas, cupons de desconto, sorteios): estimulam a participação ativa do público no evento.

Além de oferecer os brindes no estande, algumas empresas também distribuem kits para os primeiros inscritos ou para participantes que interagem com a marca nas redes sociais, criando mais engajamento antes do evento.

Depois do evento: faça uma pesquisa de satisfação

O trabalho de um evento não termina no último dia de feira: para garantir que a experiência dos participantes foi positiva e identificar pontos de melhoria para as próximas edições, é fundamental aplicar uma pesquisa de satisfação logo após o encerramento do evento. Essa pesquisa ajuda a coletar feedbacks valiosos sobre a organização, o conteúdo, a infraestrutura e a experiência geral dos visitantes e expositores.

Com base nas respostas, os organizadores podem ajustar estratégias, melhorar a comunicação e oferecer uma experiência ainda mais qualificada nas próximas edições. Para que a pesquisa seja útil e gere insights reais, ela deve ser bem estruturada:

O ideal é enviar a pesquisa logo após o evento, enquanto a experiência ainda está fresca na memória dos participantes. Um e-mail ou mensagem no WhatsApp no dia seguinte costuma ter uma taxa de resposta maior;
Pesquisas curtas, objetivas e responsivas (que funcionem bem em dispositivos móveis) têm mais chances de serem respondidas. Usar plataformas como Google Forms, Typeform ou SurveyMonkey pode facilitar a coleta de respostas;
O questionário deve abranger diferentes aspectos do evento, como organização, qualidade das palestras, estrutura física, atendimento da equipe e percepção geral do evento.

O que fazer com os feedbacks?

Os dados coletados na pesquisa devem ser analisados com atenção. Comentários recorrentes podem indicar pontos críticos que precisam de ajustes, enquanto feedbacks positivos mostram o que funcionou bem e deve ser mantido.

Além disso, compartilhar alguns insights da pesquisa nas redes sociais ou no site oficial do evento pode mostrar transparência e comprometimento com a melhoria contínua.

Quais as vantagens de estar em feiras e eventos corporativos?

Participar de eventos corporativos, seja como expositor ou visitante, pode trazer uma série de benefícios estratégicos para empresas e profissionais. Esses eventos são oportunidades únicas para networking, aprendizado, geração de negócios e fortalecimento de marca:

Aumenta a visibilidade da marca;
Gera novas oportunidades de negócios;
Fortalece o relacionamento com clientes;
Ajuda na construção de autoridade no setor;
Possibilita aprendizado e atualização do mercado.

Lista de feiras e eventos

Pensando em se inscrever para alguma feira ou evento corporativo? Vem conferir alguns dos principais!

No segmento de marketing:

Brasil E-tail, Sales & Marketing Summit

Descrição: Evento que apresenta tendências e inovações no cenário de negócios brasileiro, com foco em marketing digital, análise de dados e comportamento do consumidor.

Fórum E-commerce Brasil

Descrição: Um dos maiores eventos de comércio eletrônico do país, reunindo profissionais para discutir inovações e tendências do mercado online.

RD Summit

Descrição: Considerado um dos maiores eventos de marketing e vendas da América Latina, aborda temas como inbound marketing, vendas e transformação digital.

Eventos de tecnologia:

South Summit Brasil

Descrição: Evento que reúne startups, investidores e empresas para fomentar conexões e explorar oportunidades de negócios no ecossistema de inovação.

Web Summit Rio

Descrição: Versão brasileira do renomado evento global de tecnologia, reúne líderes da indústria para discutir inovação, tecnologia e tendências digitais.

Eventos de recursos humanos (RH):

CONARH

Descrição: Um dos maiores eventos de RH da América Latina, aborda temas como gestão de pessoas, liderança e transformação digital no ambiente de trabalho.

RH Summit

Descrição: Evento focado em como a Inteligência Artificial está transformando o universo de Recursos Humanos, com palestras e workshops especializados.

Invista em materiais gráficos para o seu evento!

Participar de feiras e eventos é uma estratégia valiosa para empresas que desejam crescer e se destacar no mercado. Com um bom planejamento e as estratégias certas, é possível transformar esses momentos em grandes oportunidades de negócios.

Entre as estratégias de marketing, investir em materiais gráficos para compor o stand ou brindes para distribuir aos interessados faz toda a diferença: e você pode contar com a Printi nessa! Vem fazer um orçamento com a gente.